Wenn Kunden den Support kontaktieren, liegt es oft nicht daran, dass sie wollen, sondern dass sie müssen. Lange Wartezeiten, komplizierte Prozesse oder unklare Hilfeseiten frustrieren Nutzer. Die Lösung? Ein Self-Service, der funktioniert – und als Herzstück davon eine präzise und intuitive Suche.
Warum die Suche im Support entscheidend ist
Kunden erwarten heute schnelle und unkomplizierte Lösungen für ihre Anliegen. Dabei hat sich die Art und Weise, wie Support angeboten wird, in den letzten Jahren stark verändert. Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Lösungen, um ihren Kunden eigenständige Problemlösungen zu ermöglichen. Die zentrale Schnittstelle für diesen Self-Service-Ansatz ist die Suchfunktion: Sie entscheidet darüber, ob Nutzer die benötigten Informationen schnell finden oder frustriert aufgeben.
Ohne eine leistungsfähige Suchfunktion kann selbst die beste Wissensdatenbank ineffektiv bleiben. Unstrukturierte oder schwer auffindbare Inhalte führen dazu, dass Kunden den Support kontaktieren – oft mit Anfragen, die sie theoretisch selbst lösen könnten. Das wiederum erhöht den Arbeitsaufwand für Support-Teams und verursacht unnötige Kosten.
Warum wird der Self-Service-Ansatz immer wichtiger?
Self-Service-Support bietet Vorteile für beide Seiten: Kunden profitieren von schnellen Antworten, während Unternehmen Support-Ressourcen effizienter nutzen können.
Vorteile für Kunden:
- Direkte Lösungen: Anstatt auf eine Antwort vom Support zu warten, können Nutzer eigenständig auf relevante Informationen zugreifen.
- Flexibilität: Egal ob tagsüber, spät in der Nacht oder am Wochenende – eine funktionierende Self-Service-Plattform ist jederzeit verfügbar.
- Bessere Kontrolle: Kunden können sich in ihrem eigenen Tempo durch Lösungen arbeiten, ohne an Öffnungs- oder Reaktionszeiten gebunden zu sein.
Vorteile für Unternehmen:
- Entlastung des Supports: Eine geringere Anzahl eingehender Anfragen ermöglicht es dem Support-Team, sich stärker auf komplizierte oder dringende Fälle zu konzentrieren.
- Kosteneffizienz: Weniger direkte Support-Kontakte bedeuten geringere Betriebskosten.
- Besseres Kundenerlebnis: Wer schnell und eigenständig eine Lösung findet, hat eine positivere Wahrnehmung des Unternehmens.
Der Erfolg eines Self-Service-Supports hängt maßgeblich von der Suchfunktion ab. Wenn Kunden relevante Inhalte nicht finden oder die Ergebnisse unpräzise sind, werden sie gezwungen, den Support direkt zu kontaktieren – was die Vorteile des Self-Service-Ansatzes zunichte macht.
In einem idealen Support-Prozess sollte die Suchfunktion nicht nur ein Tool für Kunden sein, sondern auch eine Brücke zwischen Self-Service und direkter Unterstützung. Eine leistungsfähige Suche verbessert den gesamten Support in mehreren Bereichen:
Wie eine intelligente Suche den Support nachhaltig verbessert?
1. Weniger repetitive Anfragen im First-Level-Support
Support-Teams verbringen oft viel Zeit mit Standardanfragen: „Wie setze ich mein Passwort zurück?“, „Wo finde ich meine Rechnung?“ oder „Wie kann ich mein Abo kündigen?“. Eine intelligente Suche reduziert diese Fälle erheblich.
➡ Effekt: Kunden lösen einfache Probleme eigenständig, wodurch sich die Anzahl eingehender Tickets verringert. Das Support-Team kann sich stattdessen auf komplexere Anliegen konzentrieren.
2. Schnellere Problemlösung bei komplexen Anfragen
Nicht jedes Problem lässt sich in einer FAQ beantworten. Wenn ein Kunde den Support kontaktieren muss, kann eine leistungsfähige Suche die Bearbeitung dennoch beschleunigen.
➡ Effekt: Support-Mitarbeiter können während einer Anfrage direkt auf eine gut strukturierte Wissensdatenbank zugreifen und passende Lösungen schneller bereitstellen.
3. Bessere Weiterleitung durch intelligente Suchverknüpfung
Viele Unternehmen arbeiten mit unterschiedlichen Support-Kanälen: Wissensdatenbank, Chatbots, Community-Foren und direkter Kundensupport. Eine gute Suche verbindet diese Systeme miteinander.
➡ Effekt: Kunden erhalten nicht nur statische Artikel, sondern auch relevante Forenbeiträge oder Support-Tickets mit ähnlichen Problemen – ohne von Kanal zu Kanal springen zu müssen.
4. Selbstlernende Suche durch Support-Interaktionen
Eine moderne Suchfunktion lernt aus bisherigen Support-Fällen. Wenn bestimmte Suchanfragen regelmäßig zu Tickets führen, können diese Informationen genutzt werden, um den Self-Service-Bereich zu optimieren.
➡ Effekt: Statt immer wieder dieselben Fragen zu beantworten, wird die Wissensdatenbank laufend verbessert und präzisere Ergebnisse geliefert.
5. Bessere Kundenkommunikation durch kontextbezogene Suchvorschläge
Manchmal wissen Kunden nicht genau, wonach sie suchen müssen. Eine intelligente Suche hilft ihnen, indem sie Begriffe vorschlägt oder häufige Fragen zu einem Thema anzeigt.
➡ Effekt: Weniger Frustration auf Kundenseite, da Nutzer schneller zur passenden Lösung gelangen – selbst wenn sie die genaue Formulierung nicht kennen.
Fazit: Eine gute Suche ist mehr als ein Support-Tool
Eine funktionierende Self-Service-Suche ist keine nette Ergänzung, sondern ein essenzieller Bestandteil eines effizienten Supports. Sie verhindert unnötige Tickets, spart Kosten und verbessert die Kundenerfahrung. Unternehmen, die ihre Suchfunktion optimieren, profitieren nicht nur von zufriedeneren Kunden, sondern auch von effizienteren internen Abläufen. Gerne überprüfen wir auch Ihre Suche.
Headergrafik erstellt mit DALL:E
Datum: 28.03.2025
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Andreas Nehls
Andreas unterstützt die Neofonie Gruppe seit März 2024 als Account Manager. Aus den Gesprächen mit aktuellen und potenziellen Kunden sowie Veranstaltungen rund um die Themen KI, Digitalisierung, Projektmanagement und Innovation ergeben sich immer wieder spannende Themen, über die er hier schreibt. Dabei liegt der Fokus weniger auf technischen Details, sondern vielmehr auf den geschäftlichen, rechtlichen und regulatorischen Aspekten.